Ablauf und termine projektmanagement

Dann bist Du hier genau richtig. In diesem Artikel möchten wir Dich mit in die Welt der Terminplanung im Projektmanagement nehmen. Keine Deadline mehr verpassen und Ressourcen verschwenden. All das kann eine genaue Terminplanung verhindern. Wir zeigen Dir Vorteile der Terminplanung sowie die Umsetzung mit einem digitalen Tool. Die Terminplanung im Projektmanagement ist Teil des Ablaufplans im Zeitmanagement und befasst sich mit der Planung von Abläufen und Terminen in Aufgaben oder Arbeitspaketen. Das Ergebnis der Terminplanung ist der Terminplan. Es gibt viele Möglichkeiten einen Terminplan zu erstellen, zum Beispiel per Hand, in Excel oder digitalen Tools. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Terminplan zu erstellen, damit er den Bedürfnissen der Beteiligten entspricht. Zum einen ist das der Hauptprojektzeitplan , ein Meilensteinplan und der detaillierte Terminplan. Der Hauptprojektzeitplan ist ein zusammenfassender Terminplan , der die geplante Dauer und die wichtigsten Aufgaben hervorhebt. Der Meilensteinplan enthält nur die wichtigsten Meilensteine und nicht jede Aufgabe.

Ablaufplanung im Projektmanagement

Danach besprichst du mit deinem Team die Phasen der Konkurrenzanalyse und ihr definiert die zu erreichenden Meilensteine. Wenn es ihm zusagt, kann dein Team mit der Arbeit beginnen. Normalerweise startest Du mit einem Kick-Off-Workshop mit dem Kunden zusammen. Hier bekommst Du alle nötigen Daten des Kunden. Weiterhin werden dabei die Zielvorstellungen nochmals bestätigt oder auch abgeändert. Hier führst Du einen Startworkshop durch, also ein Teammeeting ohne deinen Kunden. Hier erstellt dein Team ein sogenanntes Pflichtenheft, in dem ihr in konkreter Form beschreibt, wie ihr die Zielvorstellungen deines Kunden lösen wollt. Auf der Grundlage eures Pflichtenheftes wird dann der Projektstrukturplan deiner Konkurrenzanalyse erstellt. Auch Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten innerhalb deines Teams werden zugeteilt. Graphisch sieht das in verkürzter Form ungefähr so aus:. Die Arbeitspakete verteilst du also so: Wer analysiert die Konkurrenz im Inland, wer die im Ausland, wer ist zuständig für die Aufarbeitung der Ergebnisse und so weiter.

Terminübersicht und Zwischenziele

Die Kompetenz «Ablauf und Termine» versetzt den Einzelnen in die Lage, alle Aktivitäten, die für die Lieferung der vereinbarten Ergebnisse des Projekts notwendig sind, in eine zeitliche Abfolge zu bringen, zu optimieren, zu überwachen und zu steuern. Das Ziel der Zeitplanung ist es, zu bestimmen, welche Vorgänge wann ausgeführt werden müssen, um die Durchführung des Projekts zu optimieren. Projekte umfassen normalerweise Vorgänge, Arbeitspakete oder Phasen. Diese Vorgänge müssen analysiert und in eine zeitliche Abfolge gebracht werden, ihre Dauer muss geschätzt und in einem Ablaufplan dargestellt werden. Sie werden Personen oder Teams zugewiesen, damit sie in optimaler Reihenfolge ausgeführt werden. Ablauf und Termine deckt auch die Überwachung von Varianzen und Abweichungen ab. Abweichungen bei der Ausführung des Ablauf- und Terminplans, entweder verursacht durch externe Einflüsse Änderungen der Lieferobjekte, Anforderungen, Ressourcen- oder Geldknappheit usw. Der Ablauf- und Terminplan sollte in regelmässigen Abständen mit der Bezugsbasis verglichen und wenn nötig angepasst werden.

Risikomanagement und Termine

Natürlich kann eine Person in mehreren Arbeitspaketen arbeiten. Dann achten wir darauf, dass keine Überlastung durch die parallel zu bearbeitenden Arbeitspakete entsteht. Lieber hier schon entzerren. Viele Terminprobleme in Projekten entstehen durch unrealistische Planung: es wird oft davon ausgegangen, dass alle Personen, Materialien und Ausrüstungen zu dem Zeitpunkt vorhanden und verfügbar sind, wie es der Plan ergibt. Wir wissen aus der Praxis, dass dem nicht so ist. Auf der anderen Seite wird manchmal mit so viel Reserve geplant, dass der Fertigstellungstermin in weite Ferne rückt. Wir können mit dem Arbeitspaket in der Umsetzung früher fertig werden, genauso wie geplant oder später. Und ausdrücklich zu erlauben, mit dem Arbeitspaket auch vor dem errechneten Termin fertig zu sein. Ich kann die Stimmen schon hören, die sagen, wo ist die Reserve, wenn etwas länger dauert als geplant. Zum einen können dann die Zeiten genutzt werden, die in den anderen Paketen zu hoch eingeschätzt wurden. Dann planen wir tatsächlich einen Puffer für solche Situationen ein.